Bekanntmachung
Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) 2026-0003-267-1
| Vertragspartei und Dienstleister | |
| Beschaffer | Offizielle Bezeichnung: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen Identifikationsnummer: 07999 Internet-Adresse (URL): https://www.stadt-koeln.de Postanschrift: Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3 Postleitzahl / Ort: 50679 Köln NUTS-3-Code: DEA23 Land: Deutschland E-Mail: Submissionsdienst-Vergabe@stadt-koeln.de Telefon: +49 22122124789 Fax: +49 22122123011 Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunalbehörden Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung Beschafferprofil (URL): https://www.stadt-koeln.de |
| Federführendes Mitglied: Ja Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein |
|
| Verfahren | |
| Zweck | |
| Rechtsgrundlage | Richtlinie 2014/24/EU |
| Beschreibung | Interne Kennung: 2026-0003-267-1 Titel: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) Beschreibung: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern Art des Auftrags: Dienstleistungen |
| Umfang der Auftragsvergabe | |
| Hauptklassifizierung (CPV-Code) | |
| CPV-Code Hauptteil: 72212421-6 | |
| Erfüllungsort |
Postleitzahl / Ort: 50679 Köln NUTS-3-Code: DEA23 Land: Deutschland |
| Bedingungen für die Einreichung eines Angebots | |
| Grundlage für den Ausschluss | Bekanntmachung |
| Ausschlussgründe |
Grund: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren Beschreibung: Grund: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung Beschreibung: Grund: Bildung krimineller Vereinigungen Beschreibung: Grund: Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen Beschreibung: Grund: Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: Grund: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung Beschreibung: Grund: Betrug oder Subventionsbetrug Beschreibung: Grund: Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung Beschreibung: Grund: Zahlungsunfähigkeit Beschreibung: Grund: Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: Grund: Insolvenz Beschreibung: Grund: Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens Beschreibung: Grund: Interessenkonflikt Beschreibung: Grund: Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung Beschreibung: Grund: Schwere Verfehlung Beschreibung: Grund: Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags Beschreibung: Grund: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen Beschreibung: Grund: Einstellung der beruflichen Tätigkeit Beschreibung: Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben Beschreibung: Grund: Bildung terroristischer Vereinigungen Beschreibung: |
| Grenzübergreifende Rechtsvorschriften | |
| Einzelheiten zum Verfahrenstyp | |
| Verfahrensart | Verfahrensart: Offenes Verfahren |
| Zusätzliche Informationen | Zusätzliche Informationen: Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin. |
| Beschaffungsinformationen (allgemein) | |
| Vergabeverfahren | |
| Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ...) | |
| Bedingungen der Auktion | Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein |
| Auftragsvergabeverfahren | Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung |
| Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem | |
| Bedingungen für die Einreichung eines Angebots | |
| Quelle der Eignungskriterien | Bekanntmachung |
| Eignungskriterien |
Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität Beschreibung: - Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx - Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Software_v4) betrieben werden kann - Angabe, ob die angebotene Softare mit den aufgelisteten Hardwareprodukten (gemäß Anlage_C_mobile_Endgeräte.docx) betrieben werden kann Mindestanforderung: Kompatibel mit nachfolgenden Geräten: • Apple iPhone 16 E und Nachfolger (derzeit aktuell Apple iPhone 17, 17 Air beziehungsweise 17 Pro) • Apple iPad Air 10. Generation / iPad Pro (ab M1-Chip) • Google Pixel ab 9a (a-Serie) und Nachfolger - Angabe, ob und wie die Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_Anlage_DMS.docx" erfüllt Mindestanforderungen: - Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Dokumente in das Dokumentemanagementsystem überführt werden - Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass er bereits die Anbindung von DOXIS4 der Firma SER erfolgreich durchgeführt hat oder im Rahmen des Einführungsprojektes diese Schnittstelle erstellen wird. Sofern bereits eine Anbindung von DOXIS4 durchgeführt wurde, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden, wie diese Anbindung erfolgt ist - Eine der folgenden technischen Schnittstellen zur Anbindung muss erfüllt werden: • Einbindung der API des Herstellers SER in das Fachverfahren • Webservice (siehe oben genannte Beschreibung) • Content Management Interoperability Services (CMIS) - Angabe ob und wie die angebotene Software die aufgelisteten Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_2024-04-29_Anlage_GIS_Anmerkungen" erfüllt Mindestanforderungen: • Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Daten mit räumlichen Bezug in der Geodateninfrastruktur (GDI) der Stadt Köln verarbeitet werden können. • Das genutzte Koordinatenbezugssystem ist das EPSG 25832 oder alternativ das EPSG 4326. • Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass seine Anwendung Geo-Daten in mindestens einem der genannten Formate austauschen kann oder, dass diese Schnittstelle im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt wird. Sofern bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss eine technische Erläuterung bezüglich der nutzbaren Formate (Input/Output) dem Angebot beigefügt werden. Für die durch die Anwendung bereitgestellten Geo-Services wird ein Datenfluss-Diagramm sowie eine technische Spezifikation der gegebenenfalls zu betreibenden Serverkomponenten beigefügt. Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit Mindestanforderungen: Die Projektreferenz ist vergleichbar, wenn der Bieter auf Basis von Kundenanforderungen eine funktionsfähige Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)-Anwendung erstellt und angepasst hat, und diese sich auch dort seit mindestens einem Jahr im Einsatz befindet und wenn es sich beim Auftraggeber um eine Kommune mit mindestens 400.000 Einwohner*innen) handelt beziehungsweise um einen Landkreis der Größenklasse 1 mit mehr als 250.000 Ewohner*innen. Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen Beschreibung: - Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die genannten Personen müssen in der Lage und befugt sein, im Zusammenhang mit der Auswertung des Angebotes eventuell auftretende Fragen verbindlich zu beantworten - formlose Erklärung, dass beim Bieter mindestens eine qualifizierte, festangestellte Projektleitung für den Anpassungsbetrieb zur Verfügung steht und deren Vertretung sicher gestellt ist - formlose Erklärung, dass der Bieter die Projektdaten in einer vom Kunden vorgegeben Struktur übermittelt, so dass dieser sie in das eigene Projektmanagement Tool cProject (auf Basis von OpenProject) einspielen kann. Dies ermöglicht insbesondere die transparente Terminverfolgung durch den Kunden. Informationssicherheit Beschreibung: - Angabe zum Erbringungsort gemäß Anlage "Anlage_C_Anlage_C_Eigenerklärung_zum_Erbringungsort_i.r.d._avv_Anlage_2_CAFM" Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung: Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen. Mindestsummen: Betriebshaftpflicht Pauschal für Personen- und Sachschäden sowie in der Umwelthaftpflicht mitversicherte Vermögensschäden: 5 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr - Vermögensschäden aus der beruflichen Tätigkeit: 750.000,- EUR 3-fach maximiert pro Jahr - Umwelthaftpflichtversicherung Versicherungssummen: Personen- und Sachschäden analog der Betriebshaftpflicht -Umweltschadensversicherung (Basisdeckung) Versicherungssumme: 3 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Der Auftragnehmer reicht eine schriftliche Erklärung ein, dass er diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages beziehungsweise bis zum Laufzeitende des Systemservice aufrechterhält. Eintragung in das Handelsregister Beschreibung: Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. |
| Weitere Bedingungen zur Qualifizierung | Nachforderung von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen. Zusätzliche Informationen: - |
| Vorbehaltene Auftragsvergabe | Die Teilnahme ist Organisationen vorbehalten, die zur Erfüllung von Gemeinwohlaufgaben tätig werden und andere einschlägige Bestimmungen der Rechtsvorschriften erfüllen: Nein Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein |
| Nebenangebote | Nebenangebote sind zulässig: Nein |
| Regelmäßig wiederkehrende Leistungen | |
| Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nein |
|
| Anforderungen für die Ausführung des Auftrags | |
| Reservierte Vertragsdurchführung | Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein |
| Leistungsbedingungen | Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. |
| eRechnung | Elektronische Rechnungsstellung: Ja |
| Anforderungen | Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot |
| Verfahren nach der Vergabe | Aufträge werden elektronisch erteilt: Ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja |
| Organisation, die Angebote entgegennimmt | oben genannte Kontaktstelle |
| Informationen zur Einreichung | |
| Fristen | |
| Frist für den Eingang der Angebote: 09.03.2026 14:00 Uhr | |
| Bindefrist | Laufzeit in Monaten: 3 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote) |
| Sprachen der Einreichung | Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU |
| Öffnung der Angebote | |
| Einreichungsmethode | Elektronische Einreichung zulässig: Ja Adresse für die Einreichung (URL): https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet |
| Auftragsunterlagen | Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19bbbdd8b00-77ce9aa2ca548ec9&
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU |
| Ad-hoc-Kommunikationskanal | |
| Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt | oben genannte Kontaktstelle |
| Überprüfung | |
| Fristen für Nachprüfungsverfahren | Informationen über die Überprüfungsfristen: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU |
| Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren | Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln Identifikationsnummer: 05315-03002-81 Internet-Adresse (URL): https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10 Postleitzahl / Ort: 50667 Köln NUTS-3-Code: DEA23 Land: Deutschland E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de Telefon: +49 221147-2120 Fax.: +49 221147-2889 |
| Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt | |
| Schlichtungsstelle | |
| Beschaffungsinformationen (speziell) | |
| Vergabeverfahren | |
| Beschreibung der Beschaffung | Beschreibung: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern Computer Aided Facility Management ist eine softwaregestützte Lösung zur effizienten Verwaltung, Instandhaltung und Optimierung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen. |
| Umfang der Auftragsvergabe | Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Nein |
| Art der Auftragsvergabe | Art der strategischen Beschaffung: |
| Erfüllungsort | |
| Geschätzte Laufzeit |
Datum des Beginns: 01.04.2026 Enddatum der Laufzeit: 31.12.2031 |
| Verlängerungen und Optionen | |
| Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen | Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja |
| Verwendung von EU-Mitteln | Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein |
| Zusätzliche Informationen | Zusätzliche Informationen: Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. |
| Bedingungen für die Einreichung eines Angebots | |
| Zuschlagskriterien | Qualitätskriterium Wertungsmatrix, Beschreibung: gemäß Lastenheft, Gewichtung: 70,00 Preis, Beschreibung: Preis, Gewichtung: 30,00 |
| Informationen über die Anwendbarkeit von EED | EED anwendbar: Nein |
| Elektronischer Katalog | Elektronischer Katalog: Nein |
| Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge | Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein |